Röviden: Több munkatárs esetén közös működésre, de nem korlátlan közös hozzáférésre van szükség. A felelősséget, az adatáramlást és a helyettesítést előre kell meghatározni.
A team működési minimuma
A pácienshez rendelt teamnek legyen kijelölt koordinátora, közös célja, információmegosztási szabálya és következő feladata. A rendszer ezt tegye láthatóvá anélkül, hogy minden szakmai adatot minden résztvevőnek megnyitna. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”.
- teamtagság kezdete és vége;
- közös és elkülönített információ;
- feladatfelelős;
- egyeztetési pont;
- hozzáférés visszavonása;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Szerepkörök
Különítse el az asszisztens, szakember, koordinátor, szakmai vezető és rendszergazda feladatait. Minden szerepkör csak a munkájához szükséges adatokat és funkciókat kapja.
Együttműködés
Közös páciensnél nevezze meg a team tagjait, a közös célt és a következő lépés felelősét. Az együttműködés ne jelentsen automatikusan teljes adathozzáférést.
Visszakövethetőség
Egyéni felhasználói fiókokkal és naplózott műveletekkel tegye rekonstruálhatóvá, ki mit végzett. A közös jelszó ezt ellehetetleníti.
Javasolt munkamódszer: Szerepkör–feladat mátrix
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”. A feladatokat sorokban, a munkaköröket oszlopokban rendezze, majd jelölje a végrehajtást, jóváhagyást és tájékoztatást.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- végrehajtó;
- jóváhagyó;
- konzultált személy;
- értesítendő személy;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a intézményi működés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Egyoldalas vezetői összefoglaló
Írja le a problémát, a jelenlegi költséget vagy kockázatot, a javasolt változtatást, a két fő alternatívát és a vezetőtől kért konkrét döntést. A döntés-előkészítés tárgya: „Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Hogyan ossza ki az új pácienseket a szakemberek között”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Szükséges-e új szoftver?
Nem minden esetben. Előbb döntse el, hogy a problémát szabály, felelősség, oktatás vagy valóban hiányzó rendszerfunkció okozza.
Mit mérjen a változtatás előtt?
A témához közvetlenül kapcsolódó időt, hibát, kapacitást vagy kockázati eseményt, előre rögzített definícióval.
Hogyan kezelje a kivételeket?
Külön rögzítse őket, jelöljön ki döntési felelőst, és csak ismétlődő esetnél építse be őket az alapfolyamatba.
Kapcsolódó cikkek
- Szerepkörök egy pszichológiai rendelőben
- Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá?
- Több szakember egy rendszerben: így szervezze a rendelő működését
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio több szakember, telephely, helyiség és közös páciens összehangolását szerepköralapú jogosultságokkal és auditnaplóval támogatja. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.