Röviden: Több munkatárs esetén közös működésre, de nem korlátlan közös hozzáférésre van szükség. A felelősséget, az adatáramlást és a helyettesítést előre kell meghatározni.
Mit delegáljon, és mit ne?
Feladatot csak világos döntési kerettel, szükséges hozzáféréssel és visszajelzési ponttal delegáljon. A szakmai vagy jogi felelősség nem ruházható át pusztán azzal, hogy valaki elvégzi az adminisztrációt. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”.
- ismétlődő adminisztratív feladat;
- egyértelmű kivételi szabály;
- jóváhagyást igénylő pont;
- hozzáférési minimum;
- teljesítési és minőségi mutató;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Szerepkörök
Különítse el az asszisztens, szakember, koordinátor, szakmai vezető és rendszergazda feladatait. Minden szerepkör csak a munkájához szükséges adatokat és funkciókat kapja.
Együttműködés
Közös páciensnél nevezze meg a team tagjait, a közös célt és a következő lépés felelősét. Az együttműködés ne jelentsen automatikusan teljes adathozzáférést.
Visszakövethetőség
Egyéni felhasználói fiókokkal és naplózott műveletekkel tegye rekonstruálhatóvá, ki mit végzett. A közös jelszó ezt ellehetetleníti.
Javasolt munkamódszer: Adatáramlási vázlat
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”. Kövesse végig, hol keletkezik az adat, ki módosítja, hová másolják, és mikor válik feleslegessé.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- adatforrás;
- másolatok;
- hozzáférők;
- megőrzés és lezárás;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a intézményi működés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Belső interjú
Beszéljen a vezetővel, egy napi adminisztrációt végző munkatárssal és egy szakemberrel. Az eltérő válaszokat ne átlagolja: ezek jelzik a tisztázandó folyamatokat. A döntés-előkészítés tárgya: „Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Asszisztens, koordinátor és szakmai vezető: ki mihez férjen hozzá”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Mit dokumentáljon?
A célt, a jelenlegi állapotot, a döntési szempontokat, a kiválasztott megoldást, a felelőst és a felülvizsgálat dátumát.
Meddig őrizze meg a döntési anyagot?
A belső szabályokhoz, jogi kötelezettségekhez és bizonyíthatósági igényhez igazodó ideig. Érzékeny adatot csak indokolt körben tartalmazzon.
Mi történjen változáskor?
Vizsgálja felül a folyamatot, jogosultságokat, tájékoztatást, oktatást és a kapcsolódó dokumentumokat.
Kapcsolódó cikkek
- Több szakember egy pácienssel: együttműködési folyamat
- Hogyan kezelje a helyettesítést egy rendelőben?
- Szerepkörök egy pszichológiai rendelőben
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio több szakember, telephely, helyiség és közös páciens összehangolását szerepköralapú jogosultságokkal és auditnaplóval támogatja. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.