Röviden: Több munkatárs esetén közös működésre, de nem korlátlan közös hozzáférésre van szükség. A felelősséget, az adatáramlást és a helyettesítést előre kell meghatározni.
A mutató csak egységes definícióval használható
Rögzítse, mit jelent például a megtartott alkalom, aktív páciens vagy várakozási idő. Ugyanazt a definíciót alkalmazza minden telephelyen és időszakban. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”.
- adatforrás;
- számítási képlet;
- frissítési gyakoriság;
- felelős;
- vezetői döntés, amelyhez használják;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Szerepkörök
Különítse el az asszisztens, szakember, koordinátor, szakmai vezető és rendszergazda feladatait. Minden szerepkör csak a munkájához szükséges adatokat és funkciókat kapja.
Együttműködés
Közös páciensnél nevezze meg a team tagjait, a közös célt és a következő lépés felelősét. Az együttműködés ne jelentsen automatikusan teljes adathozzáférést.
Visszakövethetőség
Egyéni felhasználói fiókokkal és naplózott műveletekkel tegye rekonstruálhatóvá, ki mit végzett. A közös jelszó ezt ellehetetleníti.
Javasolt munkamódszer: Kilépési terv
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”. Már a bevezetés előtt tisztázza, hogyan vihetők ki az adatok, hogyan zárhatók le a hozzáférések, és mi történik szolgáltatóváltáskor.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- exportformátum;
- törlés vagy visszaadás;
- archívum;
- üzletmenet-folytonosság;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a intézményi működés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Belső interjú
Beszéljen a vezetővel, egy napi adminisztrációt végző munkatárssal és egy szakemberrel. Az eltérő válaszokat ne átlagolja: ezek jelzik a tisztázandó folyamatokat. A döntés-előkészítés tárgya: „Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Mit dokumentáljon?
A célt, a jelenlegi állapotot, a döntési szempontokat, a kiválasztott megoldást, a felelőst és a felülvizsgálat dátumát.
Meddig őrizze meg a döntési anyagot?
A belső szabályokhoz, jogi kötelezettségekhez és bizonyíthatósági igényhez igazodó ideig. Érzékeny adatot csak indokolt körben tartalmazzon.
Mi történjen változáskor?
Vizsgálja felül a folyamatot, jogosultságokat, tájékoztatást, oktatást és a kapcsolódó dokumentumokat.
Kapcsolódó cikkek
- Hogyan skálázható egy több szakemberes praxis?
- Több szakember egy rendszerben: így szervezze a rendelő működését
- Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését?
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio több szakember, telephely, helyiség és közös páciens összehangolását szerepköralapú jogosultságokkal és auditnaplóval támogatja. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.