Röviden: Több munkatárs esetén közös működésre, de nem korlátlan közös hozzáférésre van szükség. A felelősséget, az adatáramlást és a helyettesítést előre kell meghatározni.
Mit mérjen kapacitásként?
A rendelkezésre álló időt, a ténylegesen foglalható időt és a megtartott alkalmakat külön kezelje. A magas kihasználtság nem mindig cél: tartalék kell adminisztrációra, szakmai egyeztetésre és váratlan helyzetekre. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”.
- foglalható órák;
- lefoglalt órák;
- megtartott órák;
- lemondás és üresjárat;
- szakemberenkénti és helyiségenkénti eltérés;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Szerepkörök
Különítse el az asszisztens, szakember, koordinátor, szakmai vezető és rendszergazda feladatait. Minden szerepkör csak a munkájához szükséges adatokat és funkciókat kapja.
Együttműködés
Közös páciensnél nevezze meg a team tagjait, a közös célt és a következő lépés felelősét. Az együttműködés ne jelentsen automatikusan teljes adathozzáférést.
Visszakövethetőség
Egyéni felhasználói fiókokkal és naplózott műveletekkel tegye rekonstruálhatóvá, ki mit végzett. A közös jelszó ezt ellehetetleníti.
Javasolt munkamódszer: Hibaforgatókönyv
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”. Próbálja ki, mi történik hibás elérhetőség, ütközés, kiesés, téves jogosultság vagy elmaradt válasz esetén.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- észlelés;
- azonnali intézkedés;
- felelős;
- tanulság és javítás;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a intézményi működés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Szolgáltatói kérdéslista
Ugyanazokat a kérdéseket küldje el minden szolgáltatónak. A marketingválasz mellé kérjen képernyős bemutatót, dokumentációt vagy szerződéses hivatkozást. A döntés-előkészítés tárgya: „Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Hogyan csökkentse a vezető információs túlterhelését”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Kell-e pilot?
Nagyobb vagy érzékeny változtatásnál erősen ajánlott. A pilot csökkenti a kockázatot és láthatóvá teszi a rejtett kivételeket.
Kik vegyenek részt?
A folyamat vezetője, legalább egy napi felhasználó és egy érintett szakember. Jogi vagy adatvédelmi kérdésnél megfelelő szakértő is.
Mikor terjessze ki a megoldást?
Ha a próba célértéke teljesült, a hibák kezelhetők, a felelősségek tiszták, és a felhasználók elvégezték a szükséges oktatást.
Kapcsolódó cikkek
- Milyen riportokra van szüksége egy szakmai vezetőnek?
- Hogyan skálázható egy több szakemberes praxis?
- Belső átadás és helyettesítés digitális rendszerben
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio több szakember, telephely, helyiség és közös páciens összehangolását szerepköralapú jogosultságokkal és auditnaplóval támogatja. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.