Excel vagy kliensnyilvántartó program kiválasztásakor a rendelő valós folyamatait, a felhasználói szerepköröket, a hozzáféréseket, az adatok exportálhatóságát és a bevezetés teljes munkáját együtt érdemes vizsgálnia. Az Excel, az online naptár és a megosztott mappa önmagában nem rossz eszköz; a kérdés az, mikor válik a párhuzamos használatuk átláthatatlanná vagy kockázatossá.
Röviden: mit érdemes eldöntenie?
Ne azt kérdezze elsőként, melyik program rendelkezik a legtöbb funkcióval. Azt határozza meg, melyik folyamat okozza a legtöbb kézi munkát, hibát vagy bizonytalanságot; kinek kell benne dolgoznia; milyen adatot kell látnia; és miből derül ki, hogy a feladat lezárult.
Ha egy rendszer csak újabb felületet ad a meglévő táblázatok és mappák mellé, a működés nem lesz egyszerűbb. A cél az elsődleges nyilvántartás, a felelősségek és a kivételek rendezése.
Mikor elég a jelenlegi eszköz?
Kis, egyszerű működésnél megfelelő lehet egy jól szabályozott táblázat vagy naptár. Feltétel, hogy egyértelmű legyen az adatgazda, a hozzáférés, a mentés és az aktuális verzió.
Mely jelek mutatják, hogy kinőtték?
Figyelmeztető jel a többszörös adatrögzítés, az ütköző időpont, a nehezen visszavonható hozzáférés, az eltérő listák és az, ha a napi működés egyetlen munkatárs emlékezetétől függ.
Mit kérjen az új rendszertől?
Központi nyilvántartást, szerepkörökhöz igazított hozzáférést, követhető módosításokat, kezelhető exportot és olyan munkafolyamatot, amely valóban kiváltja a régi párhuzamos listákat.
Gyakorlati helyzet egy rendelőben
Egy több szakemberes rendelőben a vezető azt tapasztalja, hogy ugyanaz az információ a naptárban, egy táblázatban és az asszisztens üzeneteiben is szerepel. Eltérés esetén nem egyértelmű, melyik az aktuális változat. Az asszisztens ezért nem terméknevekkel kezdi a kutatást, hanem három valós esetet ír le: új jelentkező felvétele, ismétlődő időpont módosítása és távozó munkatárs hozzáférésének lezárása.
A szolgáltatók ugyanazokat az eseteket mutatják be. A vezető így nem általános ígéreteket, hanem összehasonlítható működést lát. A döntésben külön oszlopba kerül a bizonyított képesség, a konfigurációs igény, a nyitott kérdés és a bevezetéshez szükséges belső munka.
Javasolt munkamódszer: Folyamattérkép
Rajzolja fel a kezdő eseménytől a lezárásig a lépéseket, döntési pontokat, felelősöket és kivételeket.
- Jelöljön ki egy folyamatgazdát.
- Használjon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példát.
- Külön rögzítse az alapfolyamatot és a kivételeket.
- Mérje meg a jelenlegi idő- vagy hibaráfordítást.
- A végén hozzon dokumentált döntést felelőssel és felülvizsgálati dátummal.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Készítsen egyoldalas összefoglalót a tulajdonos számára. Legyen benne:
- a jelenlegi probléma egy mondatban;
- két vagy három valós munkafolyamat;
- a kizáró követelmények;
- a bizonyított és még nem bizonyított állítások;
- a várható bevezetési munka;
- a javasolt következő döntés.
Ne írjon érzékeny páciensadatot szolgáltatói kérdésbe vagy próbarendszerbe. Mintaneveket és fiktív eseteket használjon.
Hol segíthet egy egységes praxiskezelő?
Egy praxiskezelő akkor ad valódi előnyt, ha a páciensnyilvántartást, időpontokat, várólistát, helyiségeket, feladatokat és hozzáféréseket egymással összefüggő folyamatként kezeli.
Ellenőrzőlista
- A jelenlegi folyamat és felelősei dokumentáltak.
- Ismertek a leggyakoribb kivételek.
- Elkülönülnek a kötelező és a pontozható elvárások.
- A jogosultságokat szerepkörönként vizsgálták.
- Az adatexport és a kilépési lehetőség ellenőrzött.
- A bevezetés, oktatás és adatmigráció munkája becsült.
- A döntéshez személyes adat nélküli próbaesetet használtak.
Gyakori kérdések
Mire figyeljen az asszisztens?
A napi kerülőutakra, többszörös adatrögzítésre, tisztázatlan felelősségekre és azokra az esetekre, amikor csak egyetlen munkatárs tudja, mi a következő lépés.
Mi legyen a vezetői összefoglalóban?
A probléma, a bizonyított tények, a kockázat, a vizsgált lehetőségek, a nyitott kérdések és a vezetőtől kért konkrét döntés.
Hogyan kerülhető el a túl sok funkció?
Minden funkció mellé írja oda, melyik valós folyamatban, melyik szerepkör és milyen gyakorisággal használja.
Kapcsolódó útmutatók
- Mit használjon Excel helyett egy pszichológiai rendelő?
- Mikor nőtte ki a rendelő az Excelt?
- Mikor nem elég már a Google Naptár?
- Google Naptár vagy rendelői időpontkezelő?
Ismerje meg a Sessio működését
Ha több naptár, táblázat és mappa helyett egységesebb rendelői működést keres, kérjen személyre szabott Sessio-bemutatót. A bemutatón saját folyamatait vizsgálhatja végig, személyes páciensadatok megadása nélkül. Kérek egy kötelezettségmentes bemutatót