Mikor nem elég már a Google Naptár kiválasztásakor a rendelő valós folyamatait, a felhasználói szerepköröket, a hozzáféréseket, az adatok exportálhatóságát és a bevezetés teljes munkáját együtt érdemes vizsgálnia. Az Excel, az online naptár és a megosztott mappa önmagában nem rossz eszköz; a kérdés az, mikor válik a párhuzamos használatuk átláthatatlanná vagy kockázatossá.
Röviden: mit érdemes eldöntenie?
Ne azt kérdezze elsőként, melyik program rendelkezik a legtöbb funkcióval. Azt határozza meg, melyik folyamat okozza a legtöbb kézi munkát, hibát vagy bizonytalanságot; kinek kell benne dolgoznia; milyen adatot kell látnia; és miből derül ki, hogy a feladat lezárult.
Ha egy rendszer csak újabb felületet ad a meglévő táblázatok és mappák mellé, a működés nem lesz egyszerűbb. A cél az elsődleges nyilvántartás, a felelősségek és a kivételek rendezése.
Mikor elég a jelenlegi eszköz?
Kis, egyszerű működésnél megfelelő lehet egy jól szabályozott táblázat vagy naptár. Feltétel, hogy egyértelmű legyen az adatgazda, a hozzáférés, a mentés és az aktuális verzió.
Mely jelek mutatják, hogy kinőtték?
Figyelmeztető jel a többszörös adatrögzítés, az ütköző időpont, a nehezen visszavonható hozzáférés, az eltérő listák és az, ha a napi működés egyetlen munkatárs emlékezetétől függ.
Mit kérjen az új rendszertől?
Központi nyilvántartást, szerepkörökhöz igazított hozzáférést, követhető módosításokat, kezelhető exportot és olyan munkafolyamatot, amely valóban kiváltja a régi párhuzamos listákat.
Gyakorlati helyzet egy rendelőben
Egy több szakemberes rendelőben a vezető azt tapasztalja, hogy ugyanaz az információ a naptárban, egy táblázatban és az asszisztens üzeneteiben is szerepel. Eltérés esetén nem egyértelmű, melyik az aktuális változat. Az asszisztens ezért nem terméknevekkel kezdi a kutatást, hanem három valós esetet ír le: új jelentkező felvétele, ismétlődő időpont módosítása és távozó munkatárs hozzáférésének lezárása.
A szolgáltatók ugyanazokat az eseteket mutatják be. A vezető így nem általános ígéreteket, hanem összehasonlítható működést lát. A döntésben külön oszlopba kerül a bizonyított képesség, a konfigurációs igény, a nyitott kérdés és a bevezetéshez szükséges belső munka.
Javasolt munkamódszer: Próbaeset
Személyes adatot nem tartalmazó mintával próbálja ki a jelentkezéstől a lezárásig tartó teljes folyamatot.
- Jelöljön ki egy folyamatgazdát.
- Használjon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példát.
- Külön rögzítse az alapfolyamatot és a kivételeket.
- Mérje meg a jelenlegi idő- vagy hibaráfordítást.
- A végén hozzon dokumentált döntést felelőssel és felülvizsgálati dátummal.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Készítsen egyoldalas összefoglalót a tulajdonos számára. Legyen benne:
- a jelenlegi probléma egy mondatban;
- két vagy három valós munkafolyamat;
- a kizáró követelmények;
- a bizonyított és még nem bizonyított állítások;
- a várható bevezetési munka;
- a javasolt következő döntés.
Ne írjon érzékeny páciensadatot szolgáltatói kérdésbe vagy próbarendszerbe. Mintaneveket és fiktív eseteket használjon.
Hol segíthet egy egységes praxiskezelő?
Egy praxiskezelő akkor ad valódi előnyt, ha a páciensnyilvántartást, időpontokat, várólistát, helyiségeket, feladatokat és hozzáféréseket egymással összefüggő folyamatként kezeli.
Ellenőrzőlista
- A jelenlegi folyamat és felelősei dokumentáltak.
- Ismertek a leggyakoribb kivételek.
- Elkülönülnek a kötelező és a pontozható elvárások.
- A jogosultságokat szerepkörönként vizsgálták.
- Az adatexport és a kilépési lehetőség ellenőrzött.
- A bevezetés, oktatás és adatmigráció munkája becsült.
- A döntéshez személyes adat nélküli próbaesetet használtak.
Gyakori kérdések
Kell-e azonnal új rendszert választania?
Nem feltétlenül. Előbb azonosítsa, hogy a problémát hiányzó szabály, tisztázatlan felelősség, oktatási hiány vagy valóban nem megfelelő eszköz okozza.
Ki vegyen részt a döntésben?
A vezető mellett legalább egy napi adminisztrációt végző munkatárs és egy szakmai felhasználó. Adatvédelmi vagy jogi kérdésnél megfelelő szakértő is.
Mivel kezdje az összehasonlítást?
Három valós munkafolyamattal és az ezekhez tartozó kizáró követelményekkel, nem egy többoldalas általános funkciólistával.
Kapcsolódó útmutatók
- Hogyan kezelje egy gyermek több kapcsolattartóját?
- Hogyan működjön együtt több szakember ugyanazon kliens folyamatában?
- Mit használjon Excel helyett egy pszichológiai rendelő?
- Mikor nőtte ki a rendelő az Excelt?
Ismerje meg a Sessio működését
Ha több naptár, táblázat és mappa helyett egységesebb rendelői működést keres, kérjen személyre szabott Sessio-bemutatót. A bemutatón saját folyamatait vizsgálhatja végig, személyes páciensadatok megadása nélkül. Kérek egy kötelezettségmentes bemutatót