Mit használjon Excel helyett egy pszichológiai rendelő úgy oldható meg megbízhatóan, ha először feltérképezi a jelenlegi folyamatot, kijelöli a felelősöket, majd valós próbaesettel hasonlítja össze a lehetséges eszközöket. Az Excel, az online naptár és a megosztott mappa önmagában nem rossz eszköz; a kérdés az, mikor válik a párhuzamos használatuk átláthatatlanná vagy kockázatossá.
Röviden: mit érdemes eldöntenie?
Ne azt kérdezze elsőként, melyik program rendelkezik a legtöbb funkcióval. Azt határozza meg, melyik folyamat okozza a legtöbb kézi munkát, hibát vagy bizonytalanságot; kinek kell benne dolgoznia; milyen adatot kell látnia; és miből derül ki, hogy a feladat lezárult.
Ha egy rendszer csak újabb felületet ad a meglévő táblázatok és mappák mellé, a működés nem lesz egyszerűbb. A cél az elsődleges nyilvántartás, a felelősségek és a kivételek rendezése.
Mikor elég a jelenlegi eszköz?
Kis, egyszerű működésnél megfelelő lehet egy jól szabályozott táblázat vagy naptár. Feltétel, hogy egyértelmű legyen az adatgazda, a hozzáférés, a mentés és az aktuális verzió.
Mely jelek mutatják, hogy kinőtték?
Figyelmeztető jel a többszörös adatrögzítés, az ütköző időpont, a nehezen visszavonható hozzáférés, az eltérő listák és az, ha a napi működés egyetlen munkatárs emlékezetétől függ.
Mit kérjen az új rendszertől?
Központi nyilvántartást, szerepkörökhöz igazított hozzáférést, követhető módosításokat, kezelhető exportot és olyan munkafolyamatot, amely valóban kiváltja a régi párhuzamos listákat.
Gyakorlati helyzet egy rendelőben
Egy több szakemberes rendelőben a vezető azt tapasztalja, hogy ugyanaz az információ a naptárban, egy táblázatban és az asszisztens üzeneteiben is szerepel. Eltérés esetén nem egyértelmű, melyik az aktuális változat. Az asszisztens ezért nem terméknevekkel kezdi a kutatást, hanem három valós esetet ír le: új jelentkező felvétele, ismétlődő időpont módosítása és távozó munkatárs hozzáférésének lezárása.
A szolgáltatók ugyanazokat az eseteket mutatják be. A vezető így nem általános ígéreteket, hanem összehasonlítható működést lát. A döntésben külön oszlopba kerül a bizonyított képesség, a konfigurációs igény, a nyitott kérdés és a bevezetéshez szükséges belső munka.
Javasolt munkamódszer: Munkanap-megfigyelés
Egy tipikus napon jegyezze fel, hol kell adatot keresni, újra beírni, egyeztetni vagy kézzel továbbítani.
- Jelöljön ki egy folyamatgazdát.
- Használjon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példát.
- Külön rögzítse az alapfolyamatot és a kivételeket.
- Mérje meg a jelenlegi idő- vagy hibaráfordítást.
- A végén hozzon dokumentált döntést felelőssel és felülvizsgálati dátummal.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Készítsen egyoldalas összefoglalót a tulajdonos számára. Legyen benne:
- a jelenlegi probléma egy mondatban;
- két vagy három valós munkafolyamat;
- a kizáró követelmények;
- a bizonyított és még nem bizonyított állítások;
- a várható bevezetési munka;
- a javasolt következő döntés.
Ne írjon érzékeny páciensadatot szolgáltatói kérdésbe vagy próbarendszerbe. Mintaneveket és fiktív eseteket használjon.
Hol segíthet egy egységes praxiskezelő?
Egy praxiskezelő akkor ad valódi előnyt, ha a páciensnyilvántartást, időpontokat, várólistát, helyiségeket, feladatokat és hozzáféréseket egymással összefüggő folyamatként kezeli.
Ellenőrzőlista
- A jelenlegi folyamat és felelősei dokumentáltak.
- Ismertek a leggyakoribb kivételek.
- Elkülönülnek a kötelező és a pontozható elvárások.
- A jogosultságokat szerepkörönként vizsgálták.
- Az adatexport és a kilépési lehetőség ellenőrzött.
- A bevezetés, oktatás és adatmigráció munkája becsült.
- A döntéshez személyes adat nélküli próbaesetet használtak.
Gyakori kérdések
Mitől lesz mérhető a javulás?
A változtatás előtt rögzített kiinduló értéktől: például adminisztrációs idő, hibák, ütközések, nyitott teendők vagy kereséssel töltött idő.
Szükséges-e pilot?
Nagyobb vagy érzékeny változtatásnál igen. Egy korlátozott próba megmutatja a rejtett kivételeket és az oktatási igényt.
Mikor zárható le a régi nyilvántartás?
Ha az adatok ellenőrzötten átkerültek, a felhasználók elvégezték a próbafeladataikat, és a visszaállítási vagy kilépési terv dokumentált.
Kapcsolódó útmutatók
- Hogyan kövesse a hiányzásokat, lemondásokat és pótlásokat?
- Hogyan szervezzen csoportos foglalkozásokat és egyéni időpontokat együtt?
- Hogyan kezelje egy gyermek több kapcsolattartóját?
- Hogyan működjön együtt több szakember ugyanazon kliens folyamatában?
Ismerje meg a Sessio működését
Ha több naptár, táblázat és mappa helyett egységesebb rendelői működést keres, kérjen személyre szabott Sessio-bemutatót. A bemutatón saját folyamatait vizsgálhatja végig, személyes páciensadatok megadása nélkül. Kérek egy kötelezettségmentes bemutatót