Röviden: A dokumentáció akkor támogatja a működést, ha egyértelmű a célja, felelőse, állapota és következő lépése. A digitális fájl önmagában még nem munkafolyamat.
A bevezetés emberi oldala
A munkatárs ne teljes termékbemutatót kapjon, hanem a saját szerepéhez tartozó valós feladatokat gyakorolja. Az indulás után legyen kijelölt segítség és határidő a régi rendszer lezárására. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”.
- szerepkörönkénti tananyag;
- próbafeladat;
- hibajelzési csatorna;
- első heti támogatás;
- 30 napos felülvizsgálat;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Egységesítés
Nevezze meg a dokumentumtípusokat, kötelező elemeket és felelősöket. Sablont ott használjon, ahol valóban csökkenti a hibát és nem kényszerít szakmailag pontatlan formát.
Feladat
A dokumentumhoz kapcsolódó teendő kapjon felelőst és határidőt. Így a következő lépés nem külön e-mailben vagy személyes emlékeztetőben marad.
Ellenőrzés
Rendszeresen vizsgálja a hiányzó, lejárt és rendezetlen elemeket. A cél a folyamat javítása, nem a munkatársak indokolatlan megfigyelése.
Javasolt munkamódszer: Kiinduló mérés
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”. A változtatás előtt legalább két hétig mérje ugyanazzal a definícióval az időt, hibát vagy kapacitást.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- mérőszám definíciója;
- adatforrás;
- mérési időszak;
- célérték;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a praxisvezetés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Összehasonlító táblázat
Azonos sorokban hasonlítsa össze a jelenlegi működést és legfeljebb három megoldást. Külön oszlopban szerepeljen a bizonyíték, a nyitott kérdés és a bevezetési munka. A döntés-előkészítés tárgya: „Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Szakmai és adminisztratív átadás munkatársváltáskor”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Mi legyen az első lépés?
A jelenlegi folyamat és a konkrét probléma rövid leírása. Eszközt csak ezután érdemes értékelni.
Ki hagyja jóvá a változtatást?
A folyamat tulajdonosa vagy az arra felhatalmazott vezető, szükség szerint szakmai, adatvédelmi vagy pénzügyi ellenőrzéssel.
Mikor vizsgálja felül az eredményt?
Az első ellenőrzést már néhány hét után érdemes elvégezni, majd a kockázathoz és változás gyakoriságához igazított rendszerességgel.
Kapcsolódó cikkek
- Hogyan szervezze meg a napi adminisztrációt?
- Heti rendelői adminisztrációs rutin
- Dokumentáció átadása másik szakembernek
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio dokumentumokat, feladatokat, következő lépéseket és jogosultságokat kapcsol a pácienshez és a rendelői folyamathoz. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.