Röviden: A dokumentáció akkor támogatja a működést, ha egyértelmű a célja, felelőse, állapota és következő lépése. A digitális fájl önmagában még nem munkafolyamat.
Feladatból lezárt folyamat
Minden teendő kapjon felelőst, határidőt, állapotot és egyértelmű lezárási feltételt. A „megbeszéltük” nem helyettesíti a rögzített következő lépést. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Heti rendelői adminisztrációs rutin”.
- ki végzi el;
- mikor esedékes;
- mi szükséges hozzá;
- ki kap értesítést;
- mi bizonyítja a lezárást;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Egységesítés
Nevezze meg a dokumentumtípusokat, kötelező elemeket és felelősöket. Sablont ott használjon, ahol valóban csökkenti a hibát és nem kényszerít szakmailag pontatlan formát.
Feladat
A dokumentumhoz kapcsolódó teendő kapjon felelőst és határidőt. Így a következő lépés nem külön e-mailben vagy személyes emlékeztetőben marad.
Ellenőrzés
Rendszeresen vizsgálja a hiányzó, lejárt és rendezetlen elemeket. A cél a folyamat javítása, nem a munkatársak indokolatlan megfigyelése.
Javasolt munkamódszer: Hibaforgatókönyv
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Heti rendelői adminisztrációs rutin”. Próbálja ki, mi történik hibás elérhetőség, ütközés, kiesés, téves jogosultság vagy elmaradt válasz esetén.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Heti rendelői adminisztrációs rutin”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- észlelés;
- azonnali intézkedés;
- felelős;
- tanulság és javítás;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Heti rendelői adminisztrációs rutin”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a praxisvezetés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Heti rendelői adminisztrációs rutin”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Szolgáltatói kérdéslista
Ugyanazokat a kérdéseket küldje el minden szolgáltatónak. A marketingválasz mellé kérjen képernyős bemutatót, dokumentációt vagy szerződéses hivatkozást. A döntés-előkészítés tárgya: „Heti rendelői adminisztrációs rutin”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Heti rendelői adminisztrációs rutin”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Kell-e pilot?
Nagyobb vagy érzékeny változtatásnál erősen ajánlott. A pilot csökkenti a kockázatot és láthatóvá teszi a rejtett kivételeket.
Kik vegyenek részt?
A folyamat vezetője, legalább egy napi felhasználó és egy érintett szakember. Jogi vagy adatvédelmi kérdésnél megfelelő szakértő is.
Mikor terjessze ki a megoldást?
Ha a próba célértéke teljesült, a hibák kezelhetők, a felelősségek tiszták, és a felhasználók elvégezték a szükséges oktatást.
Kapcsolódó cikkek
- Havi adatminőségi ellenőrzés
- Hogyan készítsen folyamatleírást munkatársainak?
- Hogyan szervezze meg a napi adminisztrációt?
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio dokumentumokat, feladatokat, következő lépéseket és jogosultságokat kapcsol a pácienshez és a rendelői folyamathoz. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.