Röviden: Az időpontkezelés a szakember, a helyiség, az alkalomtípus, a páciens és a következő lépés összehangolása. Egy jó folyamat nemcsak foglal, hanem kezeli a változást is.
Ismétlődő alkalmak szabályai
A sorozat rögzítésekor a teljes időszak szakember-, helyiség- és kivételadatait ellenőrizze. Határozza meg, mi történik ünnepnap, szabadság, pótlás, időtartam-változás vagy szakemberváltás esetén. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”.
- sorozat kezdete és vége;
- ismétlődési ritmus;
- ütköző alkalmak;
- egyedi módosítás és teljes sorozat;
- lemondás és pótlás;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Szabályok
Rögzítse az alkalomtípusokat, időtartamokat, lemondási határidőket és kivételeket. Ha a szabály csak egy munkatárs fejében létezik, a rendszer sem tud következetesen működni.
Kapacitás
A szakember szabad ideje önmagában nem elég: a megfelelő helyiségnek és eszköznek is elérhetőnek kell lennie. Ismétlődő alkalomnál a teljes sorozatot ellenőrizze.
Mérés
Különítse el az időben lemondott, későn lemondott és meg nem jelent alkalmakat. Trendeket vizsgáljon, ne egyedi esetekből vonjon le általános következtetést.
Javasolt munkamódszer: Munkanap-megfigyelés
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”. Egy tipikus napon rögzítse, hol kell adatot keresni, újra beírni, egyeztetni vagy kézzel továbbítani.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- megszakítások;
- keresési idő;
- dupla rögzítés;
- függés egyetlen munkatárstól;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a időpont és kapacitás területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Összehasonlító táblázat
Azonos sorokban hasonlítsa össze a jelenlegi működést és legfeljebb három megoldást. Külön oszlopban szerepeljen a bizonyíték, a nyitott kérdés és a bevezetési munka. A döntés-előkészítés tárgya: „Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Hogyan kezelje a visszatérő időpontokat”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Mi legyen az első lépés?
A jelenlegi folyamat és a konkrét probléma rövid leírása. Eszközt csak ezután érdemes értékelni.
Ki hagyja jóvá a változtatást?
A folyamat tulajdonosa vagy az arra felhatalmazott vezető, szükség szerint szakmai, adatvédelmi vagy pénzügyi ellenőrzéssel.
Mikor vizsgálja felül az eredményt?
Az első ellenőrzést már néhány hét után érdemes elvégezni, majd a kockázathoz és változás gyakoriságához igazított rendszerességgel.
Kapcsolódó cikkek
- Lemondási szabályzat pszichológiai praxisoknak: működési szempontok
- Hogyan töltse fel gyorsabban a felszabaduló időpontokat?
- Mikor küldjön időpont-emlékeztetőt?
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio egy felületen kezeli a szakemberek, helyszínek és helyiségek foglalását, az ismétlődő alkalmakat, az ütközéseket és az emlékeztetőket. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.