Röviden: az online időpontfoglalás akkor működik jól, ha nem pusztán szabad helyeket mutat. Illeszkedik a praxis szabályaihoz, figyelembe veszi a szakembert, helyiséget és alkalomtípust, megfelelő tájékoztatást ad, emlékeztetőt küld, és kezeli a lemondás utáni következő lépést.
Melyik időpont adható ki online?
Nem minden ellátási helyzet alkalmas azonnali önfoglalásra. A praxis három modellt választhat:
- Szabad önfoglalás: előre meghatározott alkalmak közvetlenül foglalhatók.
- Jelentkezés és jóváhagyás: az érdeklődő időpontot kér, a praxis megerősíti.
- Belső foglalás: csak asszisztens vagy szakember rögzít.
Első beszélgetésnél, összetett szakember-kijelölésnél vagy gyermekellátásnál gyakran szükséges előzetes egyeztetés. Kontroll vagy ismétlődő alkalom könnyebben automatizálható.
Mit kell összehangolnia a rendszernek?
- szakember munkaideje;
- szolgáltatás időtartama és köztes idő;
- helyszín vagy online forma;
- rendelő vagy fejlesztőszoba;
- ismétlődő alkalmak;
- külső naptár és belső foglalások;
- lemondási határidő;
- emlékeztető és kapcsolattartási preferencia.
Egy szabad szakember nem jelent automatikusan szabad helyiséget. Több szakemberes rendelőben ezért a naptárnak erőforrást is kell kezelnie.
Mit lásson a páciens?
A foglalási felület legyen rövid és egyértelmű. Közölje:
- milyen alkalomra jelentkezik;
- mennyi ideig tart;
- hol vagy milyen csatornán történik;
- mikor és hogyan módosítható;
- milyen adatokat és miért kér a praxis;
- mi történik sürgős vagy krízishelyzetben, ha ez releváns.
Ne kérjen a foglaláshoz több érzékeny adatot, mint ami a célhoz szükséges.
Az asszisztens szerepe nem tűnik el
Az automatizálás a rutinfeladatokat csökkentheti, de az asszisztens továbbra is fontos az összetett eseteknél, a várólista gondozásánál és a kivételeknél. Jó rendszerben az asszisztens egy helyen látja a foglalás állapotát és a következő teendőt.
Bevezetési minta
Kezdje egy jól körülhatárolt szolgáltatással és két szakemberrel. Négy héten át kövesse:
- hány foglalás érkezett;
- mennyi manuális módosítás kellett;
- hol akadt el az érdeklődő;
- hány ütközés vagy hibás alkalomtípus történt;
- mennyi asszisztensi idő szabadult fel.
Csak ezután bővítse az önfoglalást.
Ne csak a foglalások számát figyelje
A sikerhez azt is mérje, hány foglalást kellett utólag kézzel javítani, hány érdeklődő választott rossz alkalomtípust, és mennyi időt töltött az asszisztens a kivételekkel. Ha a foglalások száma nő, de a korrekciós munka is, akkor a szabályokon vagy a felület tájékoztatásán még változtatni kell.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Készítsen listát az alkalomtípusokról, időtartamokról, helyiségekről, lemondási szabályokról és kivételekről. A szolgáltatók bemutatóján próbáljon ki foglalást, áthelyezést, ismétlést és lemondást is.
Gyakori kérdések
Kötelező online foglalást kínálni?
Nem. Ez működési döntés. A megfelelő modell a szolgáltatástól, a célcsoporttól és a szakember-kijelölés módjától függ.
Csökkenti az online foglalás a telefonhívásokat?
Jól kialakított folyamatban csökkentheti a rutin egyeztetést, de a kivételekhez továbbra is emberi segítség kellhet.
Összekapcsolható külső naptárral?
Sok rendszer kínál naptárszinkronizációt, de ellenőrizze az irányt, a frissítési gyakoriságot és azt, milyen adat kerül a külső naptárba.
Milyen emlékeztető a jobb: SMS vagy e-mail?
A célcsoporttól, költségtől és hozzájárulási/tájékoztatási folyamattól függ. Érdemes mérni az elérést és a módosítási arányt.
Kapcsolódó cikkek
- Hogyan csökkenthető a meg nem jelenések száma?
- Várólista-kezelés pszichológiai rendelőben
- Hogyan válasszon praxiskezelő rendszert?
Időpont, szakember és helyiség egy rendszerben
A Sessio támogatja az ismétlődő alkalmakat, az ütközésvizsgálatot, a helyiségkezelést és az időzített emlékeztetőket. Kérjen ingyenes bemutatót.