Mikor nőtte ki rendelője a megosztott mappákat?

Utoljára felülvizsgálva:

Röviden: akkor érdemes váltást tervezni, amikor a mappastruktúra már nem mutatja meg egyértelműen az aktuális állapotot, több munkatárs másolatokkal dolgozik, a hozzáférések nehezen ellenőrizhetők, és a pácienshez kapcsolódó időpont, várólista, dokumentum és feladat külön rendszerekben él.

A mappa fájlokat kezel, nem rendelői folyamatot

Egy megosztott mappa képes dokumentumokat tárolni és megosztani. Nem feltétlenül tudja azonban, hogy egy páciens várólistán van-e, ki a felelőse, melyik helyiségben lesz a következő alkalma, vagy milyen teendő járt le.

Ez kezdetben nem feltűnő. A működés bonyolódásával egyre több elnevezési szabály, külön táblázat és személyes emlékeztető tartja össze a rendszert.

Nyolc figyelmeztető jel

  1. Ugyanaz a dokumentum több mappában is megtalálható.
  2. Nem egyértelmű, melyik változat a végleges.
  3. A páciens státuszát külön táblázatból kell kikeresni.
  4. Távozó munkatárs hozzáférését több helyen kell megszüntetni.
  5. A szakmai és adminisztratív dokumentumok hozzáférése nem különíthető el megfelelően.
  6. A vezető csak kézi összesítés után látja a várólistát és kapacitást.
  7. A fájl neve hordoz olyan információt, amelynek strukturált mezőben lenne a helye.
  8. Egy hiba vagy hozzáférés története nehezen rekonstruálható.

Ne csak másik mappaszolgáltatást keressen

Ha a gond a folyamat széttagoltsága, egy újabb tárhelyre költözés csak technikai csere. Előbb döntse el, milyen központi objektumok kellenek: páciens, kapcsolattartó, szakember, időpont, helyiség, dokumentum, várólista-státusz és feladat.

Átállási terv

1. Leltár

Gyűjtse össze a mappákat, tulajdonosokat, hozzáféréseket és dokumentumtípusokat.

2. Minősítés

Jelölje, mely adat aktív, archiválandó, migrálandó vagy a szabályok szerint törlendő.

3. Új elsődleges rendszer

Határozza meg, mely információ hol lesz hiteles. Ne maradjon két párhuzamos elsődleges nyilvántartás.

4. Jogosultság és próbamigráció

Tesztadatokkal ellenőrizze a szerepköröket, majd kis adathalmazon próbálja ki a költözést.

5. Lezárás

A régi helyet szabályozottan állítsa csak olvasható állapotba, archiválja vagy szüntesse meg.

Miből látszik, hogy sikeres volt a váltás?

Egy hónappal az átállás után ellenőrizze, csökkent-e az ugyanazon adatot tartalmazó fájlok száma, gyorsabban megtalálható-e egy páciens aktuális státusza, és egyszerűbb lett-e a hozzáférések lezárása. Ha a csapat továbbra is külön listákat vezet, annak okát a folyamatban kell megkeresni.

Ha Ön kapta a kutatási feladatot

Ne nyissa meg szükségtelenül az érzékeny tartalmakat. A leltárhoz elég lehet a mappa tulajdonosa, célja, hozzáférői, dokumentumtípusa és becsült terjedelme. A tartalmi döntéseket a kijelölt felelős hozza meg.

Gyakori kérdések

Tilos páciensadatot felhőmappában tárolni?

Nem tehető ilyen általános állítás. A jogszerűséget és biztonságot a konkrét szolgáltatás, beállítás, szerződés, adat, hozzáférés és szervezeti intézkedés alapján kell értékelni.

Mindent át kell költöztetni?

Nem. A költözés jó alkalom az adatminimalizálásra, archiválásra és a megőrzési rend alkalmazására.

Megmaradhat a mappa általános dokumentumokra?

Igen. A cél az eszköz rendeltetésszerű használata, nem minden mappa megszüntetése.

Mi legyen az első lépés?

Készítsen adat- és folyamatleltárt, majd jelölje ki az új elsődleges nyilvántartást.

Kapcsolódó cikkek

A Sessio nem dokumentumtár: a teljes praxist kapcsolja össze

Egy helyen kezelheti a pácienst, a dokumentumokat, a várólistát, az időpontokat, a helyiségeket és a feladatokat. Kérjen ingyenes bemutatót.

Források