Röviden: Asszisztens bevonása akkor lehet indokolt, ha az ismétlődő szervezési feladatok tartósan elvonják a szakemberek vagy a vezető idejét, és a feladatok világosan delegálhatók megfelelő jogosultsággal, betanítással és ellenőrzéssel.
Mit delegáljon, és mit ne?
Feladatot csak világos döntési kerettel, szükséges hozzáféréssel és visszajelzési ponttal delegáljon. A szakmai vagy jogi felelősség nem ruházható át pusztán azzal, hogy valaki elvégzi az adminisztrációt. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Mikor érdemes asszisztenst felvenni”.
- ismétlődő adminisztratív feladat;
- egyértelmű kivételi szabály;
- jóváhagyást igénylő pont;
- hozzáférési minimum;
- teljesítési és minőségi mutató;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Alapfolyamatok
Írja le a jelentkezés, időpont, dokumentáció, számlázás, lemondás és lezárás menetét. Minden lépésnek legyen felelőse.
Kapacitás
A növekedést ne csak páciensszámban mérje. Vegye figyelembe a szakember-időt, helyiséget, adminisztrációt és vezetői terhelést.
Rendszer
Olyan eszközöket válasszon, amelyek a jelenlegi működéshez illenek, de nem kényszerítik rövid időn belül újabb költözésre.
Javasolt munkamódszer: Elsődleges adatforrás kijelölése
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Mikor érdemes asszisztenst felvenni”. Minden lényeges információnál döntse el, melyik rendszerben található a hiteles, aktuális változat.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Mikor érdemes asszisztenst felvenni”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- rekord gazdája;
- frissítés helye;
- engedélyezett export;
- párhuzamos lista lezárása;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Mikor érdemes asszisztenst felvenni”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a praxisvezetés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Mikor érdemes asszisztenst felvenni”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Szolgáltatói kérdéslista
Ugyanazokat a kérdéseket küldje el minden szolgáltatónak. A marketingválasz mellé kérjen képernyős bemutatót, dokumentációt vagy szerződéses hivatkozást. A döntés-előkészítés tárgya: „Mikor érdemes asszisztenst felvenni”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Mikor érdemes asszisztenst felvenni”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Kell-e pilot?
Nagyobb vagy érzékeny változtatásnál erősen ajánlott. A pilot csökkenti a kockázatot és láthatóvá teszi a rejtett kivételeket.
Kik vegyenek részt?
A folyamat vezetője, legalább egy napi felhasználó és egy érintett szakember. Jogi vagy adatvédelmi kérdésnél megfelelő szakértő is.
Mikor terjessze ki a megoldást?
Ha a próba célértéke teljesült, a hibák kezelhetők, a felelősségek tiszták, és a felhasználók elvégezték a szükséges oktatást.
Kapcsolódó cikkek
- Mit delegálhat egy praxisvezető?
- Hogyan készítsen működési kézikönyvet?
- Milyen hibákat követnek el a növekvő praxisok?
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio az induló és növekvő praxisok számára is egységes keretet ad a páciens-, időpont-, várólista- és feladatkezeléshez. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.