Röviden: A duplikációt egyértelmű keresési és egyeztetési szabállyal előzze meg, összevonáskor pedig őrizze meg a művelet nyomát. Ne csak név alapján döntsön: használjon a célhoz szükséges, megfelelő azonosító kombinációt.
Adatminőségi szabályok
Minden fontos adatmezőhöz tartozzon jelentés, formátum, felelős és felülvizsgálati szabály. A szabad szöveget csak ott használja, ahol a strukturált érték nem képes pontosan leírni a szükséges információt. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”.
- egyedi azonosítás;
- duplikáció-ellenőrzés;
- kötelező mezők indoka;
- státuszváltás feltétele;
- inaktív rekord felülvizsgálata;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Adatstruktúra
Csak meghatározott célhoz szükséges mezőket használjon. Válassza külön az azonosító, kapcsolattartási, adminisztratív és szakmai adatokat.
Adatminőség
Rögzítse, ki felel a pontosságért, hogyan kezeli a duplikátumokat, és mikor vizsgálja felül az inaktív rekordokat.
Életciklus
A felvitel mellett tervezze meg a javítás, archiválás, export és törlés folyamatát is. A megőrzési időt adatfajtánként, szakértői ellenőrzéssel határozza meg.
Javasolt munkamódszer: Kivételnapló
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”. Két héten át gyűjtse azokat az eseteket, amelyekben a munkatársak eltértek a szokásos folyamattól.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- kivétel oka;
- ideiglenes megoldás;
- ráfordított idő;
- megelőzési lehetőség;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a digitalizáció területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Szolgáltatói kérdéslista
Ugyanazokat a kérdéseket küldje el minden szolgáltatónak. A marketingválasz mellé kérjen képernyős bemutatót, dokumentációt vagy szerződéses hivatkozást. A döntés-előkészítés tárgya: „Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Hogyan előzze meg a duplikált páciensadatokat”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Kell-e pilot?
Nagyobb vagy érzékeny változtatásnál erősen ajánlott. A pilot csökkenti a kockázatot és láthatóvá teszi a rejtett kivételeket.
Kik vegyenek részt?
A folyamat vezetője, legalább egy napi felhasználó és egy érintett szakember. Jogi vagy adatvédelmi kérdésnél megfelelő szakértő is.
Mikor terjessze ki a megoldást?
Ha a próba célértéke teljesült, a hibák kezelhetők, a felelősségek tiszták, és a felhasználók elvégezték a szükséges oktatást.
Kapcsolódó cikkek
- Kötelező és opcionális adatmezők kialakítása
- Hogyan tartsa naprakészen a kapcsolattartási adatokat?
- Páciens vagy kliens: melyik kifejezést használja?
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio központi, kereshető páciensnyilvántartást kínál részletes jogosultságokkal, titkosítással és auditnaplóval. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.