Röviden: A dokumentáció akkor támogatja a működést, ha egyértelmű a célja, felelőse, állapota és következő lépése. A digitális fájl önmagában még nem munkafolyamat.
Dokumentációs döntések
A dokumentum célja határozza meg a szerkezetet, a hozzáférést, a jóváhagyást és a megőrzést. Különítse el a szakmai tartalmat az adminisztratív nyilvántartástól. A listát a praxis saját folyamataihoz és felelőseihez igazítsa a következő téma vizsgálatakor: „Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”.
- dokumentumtípus;
- létrehozó és jóváhagyó;
- kötelező tartalmi elem;
- verzió és lezárás;
- hozzáférési kör;
Három szempont, amelyet érdemes külön megvizsgálnia
Egységesítés
Nevezze meg a dokumentumtípusokat, kötelező elemeket és felelősöket. Sablont ott használjon, ahol valóban csökkenti a hibát és nem kényszerít szakmailag pontatlan formát.
Feladat
A dokumentumhoz kapcsolódó teendő kapjon felelőst és határidőt. Így a következő lépés nem külön e-mailben vagy személyes emlékeztetőben marad.
Ellenőrzés
Rendszeresen vizsgálja a hiányzó, lejárt és rendezetlen elemeket. A cél a folyamat javítása, nem a munkatársak indokolatlan megfigyelése.
Javasolt munkamódszer: Elsődleges adatforrás kijelölése
A következő témát ne kizárólag megbeszélésen próbálja rendezni: „Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”. Minden lényeges információnál döntse el, melyik rendszerben található a hiteles, aktuális változat.
A módszer lépései
- A vizsgálathoz („Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”) jelöljön ki egy felelőst és egy rövid, belátható időszakot.
- Dolgozzon valósághű, de személyes adatot nem tartalmazó példával.
- Rögzítse a tényeket és a kivételeket; a feltételezéseket külön jelölje.
- A végén hozzon dokumentált döntést, határidővel és felülvizsgálati dátummal.
Külön ellenőrizze:
- rekord gazdája;
- frissítés helye;
- engedélyezett export;
- párhuzamos lista lezárása;
Mitől tekinthető lezártnak?
A vizsgálat akkor zárható le, ha a döntésnek megnevezett felelőse, végrehajtható határideje és mérhető eredménye van. Ennél a témánál („Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”) külön rögzítse azt is, melyik régi gyakorlat szűnik meg, milyen kivételek maradnak emberi mérlegelésben, és mikor ellenőrzik először, hogy az új működés nem hozott-e létre újabb párhuzamos adminisztrációt.
Gyakorlati példa
Egy rendelő a praxisvezetés területén ezzel a módszerrel vizsgálja a következő kérdést: „Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”. Az asszisztens összegyűjti a napi tényeket, a szakember jelzi a szakmai kivételeket, a vezető pedig csak az egységes adatok és a kipróbált eset alapján dönt. Így a változtatás oka, felelőse és várható eredménye később is visszakövethető.
Ha Ön kapta a kutatási feladatot
Szolgáltatói kérdéslista
Ugyanazokat a kérdéseket küldje el minden szolgáltatónak. A marketingválasz mellé kérjen képernyős bemutatót, dokumentációt vagy szerződéses hivatkozást. A döntés-előkészítés tárgya: „Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”.
Az átadott anyag végén három dolgot emeljen ki:
- mit tud biztosan ebben a kérdésben, és melyik forrás igazolja: „Dokumentumverziók és jóváhagyások kezelése”;
- mi maradt bizonytalan vagy szakértői ellenőrzésre váró kérdés;
- mi a javasolt következő lépés, felelős és határidő.
Gyakori kérdések
Kell-e pilot?
Nagyobb vagy érzékeny változtatásnál erősen ajánlott. A pilot csökkenti a kockázatot és láthatóvá teszi a rejtett kivételeket.
Kik vegyenek részt?
A folyamat vezetője, legalább egy napi felhasználó és egy érintett szakember. Jogi vagy adatvédelmi kérdésnél megfelelő szakértő is.
Mikor terjessze ki a megoldást?
Ha a próba célértéke teljesült, a hibák kezelhetők, a felelősségek tiszták, és a felhasználók elvégezték a szükséges oktatást.
Kapcsolódó cikkek
- Elektronikus nyilatkozatok rendelői folyamatban
- Dokumentáció átadása másik szakembernek
- Belső ellenőrzőlisták kialakítása
Hogyan segíthet a Sessio?
A Sessio dokumentumokat, feladatokat, következő lépéseket és jogosultságokat kapcsol a pácienshez és a rendelői folyamathoz. Kérjen ingyenes bemutatót, és vizsgálják meg együtt az Ön praxisának konkrét folyamatát.